Como mapear processos antes de desenvolver uma solução tecnológica
Como mapear processos antes de desenvolver uma solução tecnológica
Antes de desenvolver uma solução tecnológica, é preciso compreender como o processo funciona e o que realmente precisa mudar.
Uma empresa pode identificar uma oportunidade de automação, mas, ao investigar a operação, descobrir que as dificuldades vão além da atividade que inicialmente pretendia transformar.
Na AutoU, esse trabalho começa com a imersão com os usuários, uma etapa dedicada a entender a origem das demandas, mapear o funcionamento da operação e identificar oportunidades de melhoria.
O objetivo é transformar as informações coletadas em um direcionamento claro para o desenvolvimento da solução.
Entenda a origem da demanda
Nem todo projeto de transformação digital começa com um problema claramente identificado.
Em alguns casos, a necessidade surge de dificuldades enfrentadas diariamente pela operação. Em outros, parte de uma orientação da liderança para aprimorar determinado processo.
Por isso, o primeiro passo da imersão é investigar o que motivou a busca por uma solução.
Há quanto tempo essa necessidade existe?
Como ela surgiu?
Os profissionais envolvidos concordam sobre o problema que precisa ser resolvido?
Essas perguntas ajudam a compreender as expectativas do projeto e identificar possíveis diferenças entre as percepções da gestão e da operação.
Antes de definir o que será desenvolvido, é necessário compreender por que aquela mudança precisa acontecer.
Mapeie o processo de ponta a ponta
Com a demanda contextualizada, a AutoU realiza entrevistas com profissionais que participam de diferentes etapas do mesmo processo.
O objetivo é compreender todo o fluxo de trabalho, desde a origem das informações até o resultado final.
Durante esse levantamento, algumas perguntas orientam o mapeamento:
De onde vêm as informações necessárias para iniciar o processo?
Como essas informações são utilizadas e transformadas ao longo das atividades?
Para onde são encaminhadas e quem depende delas?
Quais etapas apresentam dificuldades ou exigem tarefas repetitivas?
Essa análise permite identificar como as atividades se conectam e quais problemas podem passar despercebidos quando cada etapa é observada isoladamente.
Também é importante ouvir diferentes perspectivas. Enquanto a operação conhece as dificuldades da rotina, a gestão contribui com uma visão sobre os objetivos da área.
O cruzamento dessas informações permite compreender tanto o funcionamento atual quanto as mudanças que a empresa pretende alcançar.
Além de contribuir para o diagnóstico, envolver a operação desde o início também favorece o engajamento com o projeto. Quando os profissionais participam da construção das mudanças, a solução tende a fazer mais sentido para quem vai utilizá-la, contribuindo para sua adoção no dia a dia.
Identifique oportunidades de melhoria
Depois de mapear o processo, começa a análise das atividades que podem ser modificadas.
Durante a imersão, podem surgir etapas repetitivas, informações que poderiam ser reaproveitadas ou atividades que existem apenas porque o fluxo atual não oferece uma alternativa mais eficiente.
O objetivo é avaliar como essas situações afetam o funcionamento da operação e quais mudanças podem melhorar o resultado.
O mapeamento não deve apenas registrar como o processo funciona hoje, mas identificar como ele pode funcionar melhor.
Essas descobertas orientam a construção de uma nova proposta de fluxo.
Transforme o diagnóstico em requisitos
Com as informações organizadas, a equipe multidisciplinar da AutoU analisa as necessidades identificadas e estrutura uma proposta de melhoria.
Ferramentas como FigJam e Miro ajudam a representar visualmente o processo atual e construir uma nova versão do fluxo.
A comparação entre os dois desenhos permite identificar quais etapas serão modificadas e quais atividades poderão ser simplificadas ou eliminadas.
A partir dessa análise, os requisitos são organizados para orientar o desenvolvimento da solução.
Assim, o conhecimento obtido durante as entrevistas se transforma em decisões que direcionam o projeto.
Valide o novo fluxo antes do desenvolvimento
Depois de estruturar a proposta, a AutoU apresenta o novo fluxo aos profissionais que participaram da imersão.
Essa devolutiva permite verificar se as mudanças atendem às necessidades identificadas e identificar possíveis riscos ou limitações da operação que ainda não haviam sido considerados.
Com essas informações, a proposta pode ser ajustada antes de avançar.
A validação permite identificar problemas enquanto ainda é possível revisar o desenho da solução.
O mapeamento como ponto de partida
Uma imersão bem estruturada permite transformar uma demanda inicial em uma compreensão mais completa do processo que precisa ser melhorado.
Ao investigar a origem do problema, ouvir os profissionais envolvidos e organizar as informações coletadas, a equipe consegue construir uma proposta mais alinhada às necessidades da operação.
Na AutoU, esse diagnóstico orienta o desenvolvimento de soluções que consideram o funcionamento do negócio desde o início.
Antes de transformar um processo com tecnologia, é preciso entender como ele funciona e quais mudanças realmente precisam acontecer.